Di birokrasi, satu kuitansi yang hilang bisa membuat laporan dikembalikan. Namun, hilangnya satu pelajaran dari sebuah kegiatan hampir tidak pernah menimbulkan pertanyaan. Padahal, bagi organisasi yang ingin terus belajar, ingatan yang hilang itu jauh lebih mahal daripada dokumen yang hilang.
Setiap bulan, saya memproses pencairan anggaran untuk pelatihan dan kajian kebijakan di Lembaga Administrasi Negara (LAN). Saya tahu persis berapa anggaran sebuah kajian, kapan dana itu cair, dan kapan laporannya masuk.
Setiap kajian biasanya diakhiri dengan sejumlah rekomendasi, tetapi saya jarang tahu apakah rekomendasi itu benar-benar dipakai. Saya juga tahu jadwal sebuah pelatihan, jumlah pesertanya, hingga skor kepuasan pesertanya.
Namun, saya jarang tahu apakah skor kepuasan itu benar-benar dipakai untuk merancang program tahun depan, atau berhenti sebagai angka di laporan.
Dari titik itu, saya mulai sadar bahwa tantangan terbesar birokrasi hari ini bukan lagi soal bagaimana bekerja lebih cepat, melainkan bagaimana mengingat apa yang sudah pernah dipelajarinya sendiri.
Ketika Kecepatan Mengalahkan Ingatan
Perubahan di sekitar kita bergerak begitu cepat. Kabinet berganti, arah kebijakan berubah, struktur dan nomenklatur jabatan terus disesuaikan. Birokrasi dituntut lincah, bahkan ketika teknologi berubah lebih cepat daripada siklus perencanaan tahunan.
Di tengah kecepatan ini, ada satu pertanyaan yang jarang sempat kita jawab, apakah pekerjaan yang kita lakukan hari ini hanya berlalu begitu saja begitu strukturnya berganti, atau meninggalkan sesuatu yang bisa dipelajari oleh kita dan generasi yang akan meneruskannya?
Hal ini bukan berarti birokrasi mengabaikan pembelajaran. Justru sebaliknya, kita sangat serius membangun pelatihan, kurikulum, dan sistem belajar. Yang sering luput adalah memastikan pengalaman yang lahir dari pekerjaan sehari-hari ikut masuk ke dalam sistem itu.
Coba perhatikan satu hal sederhana, hampir setiap rupiah yang kita keluarkan bisa dilacak sampai ke bukti transaksinya bertahun-tahun kemudian.
Namun, coba tanyakan apa yang dipelajari dari kegiatan yang dananya cair tiga tahun lalu, dan hampir pasti jawabannya sudah lupa, atau hanya tersisa di kepala satu-dua orang yang kebetulan masih bertugas di sana.
Itulah bedanya memori administratif dan memori pembelajaran, yang satu dirawat dengan sangat baik, sementara yang satu lagi dibiarkan menguap begitu saja.
Sebuah kendala yang berhasil diselesaikan pada menit terakhir jarang tercatat di mana pun. Kendala itu hanya hidup di ingatan orang yang mengalaminya, lalu hilang begitu kegiatan berikutnya dimulai, atau begitu struktur di atasnya berubah lagi.
Kebijakan yang Sudah Ada, Kebiasaan yang Belum Terbentuk
Pemerintah sebenarnya sudah memiliki kebijakan terkait manajemen pengetahuan di instansi pemerintah melalui Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 14 Tahun 2011. Namun, lima belas tahun kemudian, penerapannya masih jarang terdengar secara merata. Contoh yang berhasil biasanya lahir dari inisiatif satu-dua unit kerja yang kebetulan tergerak lebih dulu, bukan dari dorongan yang menyeluruh.
LAN memiliki posisi strategis untuk mengubah keadaan ini, selain memastikan birokrasi menghasilkan pengetahuan baru, melainkan juga menjaga agar pengetahuan itu tidak hilang setiap kali organisasi berubah.
Kerawanan semacam ini paling terasa pada masa transisi, seperti pergantian pegawai, pensiun, atau restrukturisasi organisasi, tepat seperti yang sedang dialami banyak instansi pemerintah saat ini. Perihal yang menentukan apakah organisasi benar-benar belajar adalah kebiasaannya menyimpan jejak pembelajaran, bukan secepat apa pun teknologi yang dipakai.
Kebutuhan ini akan makin terasa seiring proporsi Aparatur Sipil Negara (ASN) dari Generasi Z yang, menurut data Badan Kepegawaian Negara (BKN), kini mencapai sekitar 11,7 persen dan terus bertambah.
Selain struktur baru, generasi ini juga akan mewarisi apa pun yang sempat maupun tidak sempat diwariskan sebagai pelajaran dari generasi sebelumnya.
3 Langkah Membangun Ingatan Baru
Kalau ingatan pembelajaran sama pentingnya dengan ingatan administratif, membangun ingatan yang baru bukan lagi sekadar pilihan, melainkan kebutuhan. Kabar baiknya, langkah ini tidak harus dimulai dari nol.
Langkah pertama bisa dimulai dari dokumen yang sudah wajib dibuat sehari-hari, seperti surat pertanggungjawaban (SPJ), laporan kajian, dan laporan pelatihan. Dokumen-dokumen ini cukup ditambah satu bagian kecil, yaitu apa yang berjalan baik, apa yang menghambat, dan apa yang sebaiknya dilakukan berbeda pada tahun berikutnya.
Tidak ada kegiatan baru yang perlu ditambahkan, hanya dokumen lama yang diberi ruang sedikit lebih luas untuk berbicara.
Langkah kedua, catatan-catatan kecil ini perlu memiliki tempat berkumpul yang bisa diakses lintas unit kerja. Tanpa ruang bersama semacam ini, pelajaran yang sama akan terus ditemukan ulang dari nol oleh orang yang berbeda setiap tahun, termasuk oleh pegawai baru yang bergabung setelah struktur organisasi berubah.
Langkah ketiga, ingatan-ingatan kecil tersebut perlu naik kelas menjadi bagian dari tiga inisiatif dalam Rencana Strategis (Renstra) LAN 2025–2029 yang sebenarnya saling melengkapi. Corporate University menyediakan ruang belajarnya. Learning Analytics membaca pola dari pengalaman yang terkumpul.
Knowledge Hub menjaga agar semua itu tidak hilang setiap kali organisasi berubah. Ketiganya baru akan bekerja secara maksimal apabila saling terhubung, sebab tanpa ruang belajar tidak ada yang dapat dianalisis, dan tanpa tempat penyimpanan yang terjaga, hasil analisis itu pun akan kembali menguap seperti sebelumnya.
Jika ketiga langkah ini berjalan beriringan, ekosistem pembelajaran yang dibangun LAN tidak akan berhenti kuat di lapisan atas, yakni riset, kebijakan, dan teknologi semata.
Lapisan dasar, tempat sebagian besar ASN bekerja setiap hari, juga akan memiliki jejak yang jelas tentang apa yang telah dipelajarinya, betapa pun cepatnya struktur di atasnya berubah.
Yang Tertinggal Setelah Laporan Selesai
Dari meja kerja saya, laporan selalu selesai tepat waktu. Namun, pertanyaan yang dulu muncul diam-diam itu masih sama, siapa yang menyimpan pelajarannya?
Selama ini kita sudah terbiasa menganggap sebuah pekerjaan selesai ketika laporannya ditandatangani. Padahal, bagi organisasi yang ingin terus belajar dan tetap lincah menghadapi perubahan yang datang silih berganti, justru di titik itulah pekerjaan berikutnya dimulai. Sebab, birokrasi yang baik bukan hanya mampu mempertanggungjawabkan pekerjaannya, tetapi juga mewariskan pelajarannya kepada siapa pun yang akan melanjutkannya.
Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News
